Gestión documental ideal de СУР

Pasaporte conceptual

BÁSICO

Resumen para la adopción de decisiones

Con frecuencia, la documentación moderna optimiza la transferencia de archivos, pero no elimina la brecha entre el contenido del documento, la autoridad del autor, la versión, la armonización, la decisión de gestión, la ejecución y el resultado probado. Al final, existe un archivo digital y la única historia de la solución se descompone entre correo, carpetas, sistemas institucionales e informes.

El modelo objetivo considera que el documento es un objeto activo de control. Tiene un identificador inmutable, un pasaporte de metadatos, un propietario, una situación, una ruta, un calendario, derechos de acceso, firmas digitales, vínculos con otros documentos y un registro de eventos. La versión confirmada se convierte en una entrada autorizada, no en otra copia del archivo.

En el SUR, el documento se relaciona con el sistema de gestión de balances CRISTALL 741, los indicadores del catálogo 260, el analista EQUILIBRIUM, la ejecución del proyecto ECO-PPA, la pista de cálculo SUR-810 y la certificación ESG-IR 1.0. Esto forma una cadena transversal que va desde la señal hasta la memoria de archivo y la reutilización del conocimiento.

DECISIÓN

Medida de gestión propuesta

1. Aprobar la elaboración de un modelo de referencia para la utilización óptima de documentos como marco del Sistema de Gestión del Desarrollo.
2. Determinar el proceso público o corporativo del piloto, el propietario del resultado y la lista de los sistemas de información participantes.
3. Aprobar el pasaporte único del documento, el identificador, el categorizador, el modelo de estado y el registro obligatorio de acontecimientos.
4. Velar por que la firma sea válida desde el punto de vista jurídico mediante los tipos permisibles de firma electrónica y la infraestructura de confianza.
5. Suprímase la creación de originales paralelos: un documento autorizado, presentaciones vigiladas y copias verificadas.
6. Conectar el documento con la solución, el mandato, el proyecto, el recurso, la ejecución, el indicador de resultado y la duración del almacenamiento.
7. El piloto presentará una evaluación normativa, organizativa, de información, de archivo y económica.

DEFINICIÓN

Lo que significa un flujo de trabajo perfecto

La documentación ideal es un sistema de creación, registro, uso, ejecución, prueba, almacenamiento y destrucción legal de documentos, en el que se conserva la autenticidad, la integridad, la integridad, la idoneidad y el contexto de cada registro.

Diagnostico

Por qué el flujo electrónico normal de documentos es insuficiente

• Los archivos se superponen en correo, mesengers, carpetas de red y varios SED;
• El nombre del archivo se utiliza en lugar de un identificador y un pasaporte sostenibles;
• La armonización deja constancia de la opinión, pero no siempre verifica la autoridad, los datos y los riesgos;
• La versión aprobada se separa de la asignación, el recurso y la ejecución efectiva;
• El informe de la actividad sustituye la prueba de que se ha modificado el resultado;
• La duración del almacenamiento se determinará tardíamente o no guarda relación con la clase del documento;
• Cuando el sistema cambia, se pierde el contexto, el registro de acciones y la capacidad de prueba jurídica;
• La búsqueda devuelve los documentos, pero no explica cuál de ellos es válido y por qué.

ARQUITECTURA

Diez principios del sistema

ARQUITECTURA

Siete capas de la arquitectura de destino

CICL DE VIDA

Trece etapas del ciclo de vida

CICL DE VIDA

Modelo de estado del documento

El estado del documento está determinado por un acontecimiento y por un conjunto de condiciones cumplidas. El usuario no debe seleccionar manualmente el estado si el sistema puede extraerlo de las firmas, la ruta y los hechos de ejecución.

CLASIFICACIÓN

Clases de documentos y regímenes de gestión

CLASIFICACIÓN

ID y dirección única del documento

El identificador no sustituye el número de registro de un determinado sistema. Es la dirección transversal de la comunicación entre los documentos, los proyectos, las finanzas, los análisis y los archivos.

MÉTODOS

Pasaporte universal del documento

El pasaporte vincula el contenido del documento con su contexto, su autoridad, sus versiones, su ejecución y su destino de archivo.

OFICINA

Autoridad y funciones

OFICINA

Armonización sin pérdida de responsabilidad

La ruta ideal no pretende obtener el mayor número posible de visados. Sólo incluye a los participantes cuya competencia es necesaria para la calidad y legitimidad de la decisión.

1. El sistema define los controles obligatorios según el tipo de documento, el riesgo y el régimen de la información.
2. Cada uno de los concordantes recibirá una lista de cuestiones de su competencia y no una solicitud general de consentimiento.
3. La observación contiene la norma, el riesgo, la propuesta de cambio y el grado de criticidad.
4. Los acuerdos paralelos se llevan a cabo simultáneamente; los que dependen de la ayuda sólo una vez que se ha completado el predecesor necesario.
5. El desacuerdo no se oculta con una nueva copia: se está creando una decisión formal sobre la posición y la base.
6. El tiempo que ha pasado ha aumentado al propietario del proceso, pero no significa que haya consentimiento automático para los documentos críticos.

CREACIÓN

Versiones, modificaciones y supresiones

CREACIÓN

Firma electrónica y tiempo de confianza

La elección del tipo de firma electrónica está determinada por la ley, el acuerdo entre los participantes y el riesgo de transacción. Para cada ruta se especificarán de antemano el tipo de firma admisible, el método de identificación, la verificación del certificado, la autoridad y el tiempo de confianza.

LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO

Metadatos de origen y registro de acontecimientos

Los metadatos deben contar la historia del documento: ¿quién, cuándo, por qué y por qué razón le hizo un objeto digital específico? El registro guarda los eventos, no sólo los últimos valores de los campos.

LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO

Cadena de pruebas múltiples

• Cada relación tiene el tipo, el autor, el tiempo, la base y la dirección;
• La pérdida de comunicación obligatoria crea una señal de calidad y puede bloquear la ruta;
• La prueba no puede considerarse un resultado sin el criterio de la aceptación y la verificación;
• El archivo guarda no sólo el archivo, sino también el contexto de verificación necesario;
• La búsqueda no muestra una lista de documentos similares, sino una cadena de autoridad activa.

INTEGRACIÓN DEL SUR

Documento de la CRISTALL 741

Cada documento de gestión recibe la dirección del sistema de balance, las fases y la escala. Esto permite comprender no sólo el tema del archivo, sino también su función en un marco de control cerrado.

INTEGRACIÓN DEL SUR

Funciones del ecosistema

MODELO DE INFORMACIÓN

Conjunto mínimo de registros

MODELO DE INFORMACIÓN

Formatos, compatibilidad y migración

• El contenido y los metadatos se transmiten por separado pero están vinculados por un solo identificador;
• Los datos estructurados se conservarán junto con una presentación legible;
• El formato de intercambio incluye versiones del esquema, campos obligatorios y reglas de verificación;
• La migración confirma el número de instalaciones, los valores de referencia, las comunicaciones y los resultados de la verificación;
• El almacenamiento a largo plazo no depende del único programa informático;
• Cada integración tiene un propietario, SLA, un régimen de reserva y un protocolo de gestión de errores;
• La sustitución de un sistema de información no debe alterar el identificador ni la historia jurídica del documento.

SEGURIDAD

Acceso, protección y minimización

La decisión sobre el acceso se basa en cinco dimensiones: el papel de la entidad, el propósito de la empresa, la clase de información, la fase del proceso y el plazo permitido. El hecho de tener acceso no significa tener derecho a copiar, distribuir o modificar.

SEGURIDAD

Datos personales, secretos e infraestructura crítica

ARCHIV

El destino de los archivos comienza con la inscripción

1. Al clasificar el documento, se le asigna la nomenclatura del caso y el período de conservación provisional.
2. El sistema registra el hecho del que se calcula el plazo: la conclusión del caso, la terminación del contrato, el despido, la sustitución del documento u otro motivo.
3. El documento se compilará junto con metadatos, firmas, anexos y el contexto de verificación necesario.
4. Una vez concluido el proceso, se está creando un caso electrónico en el que se vigila la integridad y la integridad.
5. La evaluación del valor determina el almacenamiento o la destrucción permanentes, prolongados y temporales.
6. La destrucción se lleva a cabo mediante un acto, una vez vencidos los plazos y retirados los bloqueos, con el registro del evento.
7. El conocimiento que haya perdido fuerza jurídica sólo podrá reutilizarse con una indicación clara de la condición y el origen.

AUTOMATIZACIÓN

Inteligencia artificial en la documentación

AUTOMATIZACIÓN

Normas de dirección automática

Medición

Indicadores de la utilización óptima de los documentos

Valores [M] - objetivos de modelo del piloto, no normas del gobierno. Después de dos meses de observación, se aclaran sobre la base de la línea de base.

INTEGRACIÓN

Piloto: 30 / 100 / 365 días

INTEGRACIÓN

Hoja de ruta hasta 2030

RISKI

Riesgos y medidas clave

PROYECTO DE DECISIÓN

Proyecto de mandato

Texto propuesto para su ulterior perfeccionamiento jurídico:

1. Preparar propuestas para la creación de un marco experimental para la utilización óptima de documentos en el sistema de gestión del desarrollo de la Federación de Rusia.
2. Define el propietario del resultado, el operador, la instalación del piloto, los órganos participantes y los sistemas de información.
3. En un plazo de 100 días, elaborar un pasaporte único de documento, identificador, clasificador, modelo de estado, registro de acontecimientos y normas de archivo.
4. Asegurar el uso de la firma electrónica, la verificación de la autoridad, la integridad y el tiempo de confianza, de conformidad con los requisitos aplicables.
5. Establecer el principio de una sola grabación autorizada y prohibir la formación no controlada de originales paralelos.
6. Conectar los documentos del piloto con las decisiones, los mandatos, los recursos, la ejecución, las pruebas y los resultados mensurables.
7. Realizar una evaluación jurídica, de información, de archivo y cibernética independiente.
8. Sobre la base de 12 meses, presentar propuestas para la terminación, el perfeccionamiento o la ampliación del modelo.

PLAN DE ACCIÓN

Los primeros 100 días: diez resultados

CONCLUSIÓN

Posición final

El flujo de documentos perfecto transforma el documento del archivo y la huella administrativa en un portador controlado de autoridad, decisiones, acciones y memoria institucional. No empieza con la compra de un nuevo DEE: comienza con un modelo único de grabación autorizada, responsabilidad, metadatos, eventos y pruebas.

En la arquitectura del SDS, cada documento tiene un lugar en uno de ellos 19 la gestión de balances, la fase del ciclo de vida y la escala de la CRISTAL 741. Catálogo 260 especifica los requisitos medidos, EQUILIBRIUM — - Base analítica, ECO-PPA — - El compromiso del proyecto, SUR-810 — ○ Una pista de cálculo, ESG-IR 1.0 — ○ Validación del resultado.

El documento perfecto no existe simplemente. Explica quién lo creó y por qué, qué cambió, cómo se cumplió y qué resultado dejó.

Anexo A

Fuentes y normas oficiales

1. GOST R 7.0.97-2025 - Requisitos para la presentación de documentos de organización y administración

2. GOST R. ISO 15489-1-2019 Gestión de documentos: conceptos y principios

3. GOST R 7.0.101-2018 / ISO 30301 - Sistemas de gestión de documentos: reclamaciones

4. GOST R ISO 30302-2022 - Guía para la aplicación del sistema de gestión de documentos

5. GOST R ISO 23081-1-2008 Metadatos para documentos

6. Ley Federal No. 63-FZ sobre la firma electrónica

7. Ley federal No. 149-FZ sobre información, tecnología de la información y protección de la información

8. Ley Federal No. 152-FZ sobre datos personales

9. Ley federal No. 125-FZ sobre archivos en la Federación de Rusia

10. Ley federal No 187-FZ sobre la seguridad de la infraestructura crítica de información de la Federación de Rusia

11. Orden de Rosarjiv n.º 236 — lista de documentos de archivo de gestión habituales y sus plazos de conservación

12. ISO 23081 — metadata for records

Anexo B

Glosario

Anexo C

Reservas metodológicas

• El concepto describe un modelo específico y no sustituye la encuesta sobre procesos y sistemas de información específicos.
• El término " ideal " se refiere a un ciclo de gestión completo y no a la ausencia de errores o a la automatización absoluta.
• La estructura única es compatible con el almacenamiento federal y no requiere la centralización de los documentos de acceso restringido.
• La firma electrónica sólo será aplicable en el marco de un régimen legal y contractual aceptable.
• La II apoya la clasificación, la búsqueda y el control, pero no sustituye la autoridad ni la responsabilidad jurídica.
• Los modelos KPI [M] se especificarán después de la línea de base y no serán normas o promesas de efecto.
• Los plazos de conservación y el destino de los archivos se determinan en función de las listas existentes, la nomenclatura de los casos y la evaluación del valor.
• La escala se permite después de una verificación independiente del derecho, la seguridad, la transportabilidad, la integridad de los archivos y el resultado real.

Fin del documento